Administratieve last verminderen in de VVT met Kelly
Kelly helpt VVT-medewerkers met protocollen, verslaglegging en taken in bestaande systemen. Kies een proces en meet het resultaat tijdens een pilot.
Kelly is een AI-collega voor verpleging, verzorging en thuiszorg. Zij helpt medewerkers informatie te vinden, verslagen op te stellen en taken af te handelen in de systemen die jullie al gebruiken. De medewerker controleert en beslist.
Deze aanpak is gericht op Nederlandse zorgorganisaties vanaf ongeveer 150 medewerkers. Een bestuurder, informatiemanager of innovatiemanager kan beginnen met één afgebakend proces en een team dat dit dagelijks doet.
Waar kan een VVT-team beginnen?
- Een protocol of werkinstructie opzoeken met de bron erbij.
- Observaties omzetten naar een conceptrapportage en die controleren.
- Een rapportage vastleggen via een ingerichte ECD-koppeling.
- Een HR- of ticketingaanvraag afhandelen via de beschikbare koppeling.
Kies het proces op basis van waar medewerkers nu tijd verliezen. Een veelgebruikte werkinstructie vinden kan een beter startpunt zijn dan meteen alle verslaglegging veranderen.
Een voorbeeld uit de werkdag
Een verzorgende wil na de ochtendzorg een observatie vastleggen. Kelly helpt het concept formuleren. De verzorgende controleert de feitelijke inhoud en geeft akkoord. Voor het vastleggen in Nedap ONS spreken we vooraf af welke rapportage, gegevens en rechten de koppeling ondersteunt.
Heeft de medewerker daarna een vraag over een protocol, dan kan Kelly in de aangesloten kennisbronnen zoeken. Het ECD, Microsoft 365 en andere bronnen hebben ieder hun eigen rol. Bekijk de Nedap ONS-pagina voor de inrichting van dat deel van het proces.
Wat verandert er voor de organisatie?
Kelly kan zoek-, schrijf- en invoerwerk ondersteunen. Dat maakt een registratieverplichting niet ongedaan. Een pilot moet laten zien of medewerkers minder tijd nodig hebben, of de informatie bruikbaar blijft en hoeveel controlewerk nodig is.
Leg het startpunt vast, meet dezelfde taak met Kelly en neem controle en correcties mee. Bekijk ook of medewerkers haar blijven gebruiken en of een taak volledig wordt afgerond. Vrijgemaakte tijd is niet automatisch een financiële besparing.
Wie betrekken we bij de pilot?
Betrek de medewerkers van het gekozen team, de proceseigenaar, IT of informatiemanagement en de privacyverantwoordelijke. Spreek af welke bronnen beschikbaar zijn, wie controleert en wanneer jullie besluiten om door te gaan.
Lees de veiligheidsinformatie en het pilotaanbod. In een pilotgesprek kiezen we een werkproces waarvoor jullie de uitkomst kunnen beoordelen.
Welk werkproces willen jullie verbeteren?
Bespreek de medewerkers, systemen en meetpunten voor jullie pilot.